Списание Forbes представя няколко съвета за успешното провеждане на среща от д-р Надин Кац от Колежа „Албърт Айнщайн" в Ню Йорк. Ето ги и тях:

Пригответе се възможно най-добре

Внимателно изгответе предварително програмата за срещата си, съветва д-р Кац. Не спирайте обаче дотук. Проверете дали стаята, в която планирате да проведете срещата е подготвена, до последния детайл като отопление или охлаждане, осветление и освежителни напитки.

Проведете срещи преди самата среща

Когато организаторът на срещата планира да призове някои от участниците да засегнат определени въпроси, той или тя трябва да се срещне с тези участници преди това, за да прегледа всяка презентация.

Обобщавайте важната информация

При среща, на която участниците ще трябва да поемат купища поверителна информация и да реагират, Кац съветва че работата на организатора е да прегледа предварително документите и да обобщи съществените моменти за участниците по време на срещата.

Контролирайте участниците, които изместват фокуса на срещата

Какво трябва да направи организаторът на срещата когато някой се опитва да си присвои програмата? Кац предлага лидерът да каже: "Благодаря ви, че повдигнахте този въпрос. Очевидно е, че е важен. Бих искал да сверя с комисията, дали няма проблем да поставим този въпрос докато приключим с останалите точки в програмата ни."

Задържайте вниманието на многословните участници в срещата

Какво трябва да направи лидерът, когато някой участник стане прекалено многословен? Изчакайте докато си поеме въздух, след което се намесете. Първо обобщете въпроса така, че съответният участник да разбере, че е бил чут. След това кажете: "Повдигнахте някои важни въпроси. Бих искал да попитам групата дали бихме желали да продължим по вашия въпрос сега или да го оставим като първи за следващата среща."

Възнаграждавайте усилената работа

Когато целта на една среща е да се направи разбор на проект, който е изискал много усилена работа, лидерът трябва да намери начин да възнагради участниците и да им благодари. Две идеи: Поканете някой от мениджърите на компанията да посети срещата и да изкаже лично благодарности. Раздайте малко подаръци, с които да благодарите, като чаши с различни надписи или смешки, които ще имат отзвук сред екипа.