Тихомир Утев е консултант "Софтуерни решения" в Konica Minolta Business Solutions Bulgaria. Има повече от 6 години опит в сферата на продажбите и бизнес развитието в IT сектора, с фокус върху разработка на адаптирани към клиента уеб приложения и аутосорсинг на проекти.

Г-н Утев, как решенията на Konica Minolta помагат на компаниите да повишат своята ефективност и да намалят разходите си?

Въпреки че има сериозен технологичен напредък и развитие в сферата на електронните документи, се оказва, че доста голяма част от компаниите, не само в България, но и в световен мащаб, използват хартиени документи, за което трябва да създадат и управляват един доста сериозен архив от хартия.

Оказва се, че близо 6% от оборота на компаниите отива за управлението на този архив и въпреки всичко 5% от тези документи се изгубват, което коства на служителите средно 25 часа на документ, за да го възстановят.

Много от компаниите не си дават реално сметка какво се случва с техните хартиени копия и колко средства и време хабят за целия този процес. И тук се вмъкваме ние, като компания, която, освен хардуера, предоставяме и софтуерни решения и професионални услуги, които предоставят възможност на компаниите да притежават инструментите за управление на процеса, за проследимост и прозрачност на процеса за документооборот.

Започвайки само от управлението на процеса за печат, където може да се имплементира решение с възможност за създаване на политика за печат, тоест кой има право да печата едностранно, двустранно, черно-бяло и т.н. От там се постига яснота какво се случва с разпечатките и се постига икономия само от това, че казвате на служителите, че има система, която следи какво правят.

Другото интересно е, че самата система предоставя възможност за тотални доклади, какви разпечатки и колко са направени, което дава информация на межниджмънта да следи тези разходи и да има планируемост.

Други решения са свързани със самата дигитализация. Имаме лист хартия и ако този лист хартия се сложи и се сканира, то имаме дигитален документ. Идеята тук е, че освен самото сканиране, може да се направят процеси, при които с този документ да се случат определени неща.

Дали ще се разчете текстът, дали, ако е фактура, да се види кой е контрагентът, каква е сумата и на базата на тази информация да се случи нещо с този документ. Например може да бъде изпратен на е-mail, да го изпрати в някакъв файлов сървър, което се случва автоматично и така премахваме човешкия фактор и субективния фактор в отношенията с тези документи.

Това са малко по-прости решения. По-сложните са цялостни решения, които включват, освен дигитализацията, още съхранението и сортирането. Проблемът е не само да се съхраняват документите, но и лесно да бъдат открити, когато са необходими.

Дали ще са подредени по години, по контрагенти и т.н., това дава възможност много лесно да се намират, да се следи кой ги е променил, кога го е променил, да се поставят бележки и т.н. Така ние можем да подобрим целия работен процес на нашите клиенти.

Кои са компаниите, които са най-подходящи за вашите решения?

Тук много се блазня от отговора „всички“. Реално нямаме ограничение от размер, брой служители, няма ограничения от гледна точка на вертикала в коя сфера на дейност са. По принцип фокусът ни са малките и средните предприятия, но едно важно условие е те да имат голям документооборот.

Защото там е силата на Konica Minolta - в оптимизиране и дигитализиране на документооборота. Така че бих казал важното е да има много документи, останалото не е от значение.

Какви са средствата за контрол на достъпа до информацията?

Всички решения, които предлагаме, са с ясно дефинирани правила и контрол на достъпа. Тоест при самото внедряване на решението можем да зададем ролите на служителите, тоест те какви нива на достъп да имат, какво могат да правят и какво не могат да правят, дали могат само да гледат, да ги разпечатват или да правят промени.

Всички тези решения имат тази функционалност, тоест могат да бъдат направени така, че да се лимитира достапът до определена информация на определени хора и да се следи кой кога и какво е правил.

Все по-често ни се случва да правим различни дейности с мобилните си устройства, какви услуги предлагате вие на мобилните потребители?

Това е много интересна насока на развитие на IT-бранша. Има интересна статистика, че през тази година потребителите на мобилни устройства ще надминат броя на потребителите с десктоп устройства и лаптопи.

Има образуване на една група мобилни работници, тоест хора, които могат да работят, откъдето искат на устройства, на които искат. В тази насока ние не изоставаме от тази тенденция и предлагаме редица решения, отново свързани с документооборота и печата, които дават възможност на потребителите да печатат документи директно от своя мобилен телефон, или таблет.

Примерно отивате на работа, имате среща в 9 часа, стоите в задръстване някъде в София, пускате от мобилния си телефон документа, който искате да разпечатате и първото нещо, което правите, като отидете на работа, е да си го вземете от печатащото устройство.

Тук трябва да се спомене, че само вие имате право да го вземете, тоест не може да го вземе друг, защото имате професионален код, който въвеждате на печатащото устройство. По този начин има контрол на достъпа да информация и предпазване от изтичане на конфиденциални данни.