На повечето предприемачи би им се искало да се справят по-добре с управлението на времето си. В стандартния работен ден има само осем часа, но ви се струва, че всеки ден имате задачи като за 20 часа.

Има много обосновани решения за справяне с тази дилема. Една от най-ценните стратегии е да се научите да делегирате ефективно, така че да намалите работата си. Можете също така да автоматизирате определени задачи, така че вече да не ви се налага активно да ги управлявате.

След като сте използвали всичките тези тактики обаче, ще ви остане само едно реално решение за оптимизирането на вашата продуктивност – управление на времето. Само като управлявате по-добре времето си ще можете да изпълнявате по-голям брой задачи през деня, пише Entrepreneur.

Един от най-важните подходи към управлението на времето и постоянен източник на по-висока продуктивност се крие в една проста концепция – да разчитате на по-малко времеви интервали.

Как действат времевите интервали?

В случай че не сте запознати, “времевите интервали” са отрязъци от време, които можете да използвате за насрочване на задачи или групи от задачи по време на работния ден. Повечето хора използват времеви интервали от по един час или половин час, за да разделят времето си през деня.

Например, те може да отделят час за оперативка, половин час за имейли, половин часа за среща с клиент и час за някакъв проект.

Тази система е ефективна, защото ви помага да прецените времето, което всяка задача отнема, както и да групирате сходни задачи заедно и да очертавате активно приоритетите си за деня.

Проблемът е, че ако използвате единствено времеви участъци от по 30, 45 или 60 минути, няма да се възползвате от всички ползи от тази стратегия. Вместо това би трябвало да боравите с много по-къси интервали, като 10 или дори 5 минути (стратегия, която прилага милиардерът Илон Мъск).

Защо по-малките интервали от време са толкова ефективни?

Противопоставяне на „закона на Паркинсон“

Една от най-големите ползи от използването на по-малки времеви отрязъци е, че те ви позволяват са се противопоставите на ефектите от „Закона на Паркинсон“. Ако не сте запознати с този афоризъм, той гласи, че „работата се разраства до запълване на наличното време“.

С други думи, ако отделите един час за някаква задача, тя вероятно ще отнеме час или приблизително час. Ако обаче наложите по-сериозно времево ограничение, ще имате склонността да приключите със задачата за по-малко време.

Известията убиват вашата продуктивност. Какво да направите по въпроса?Колко често получавате известия през деня? Става въпрос за всичко от нови текстови съобщения и телефонни обаждания до звука, който чувате всеки път, когато получите нов имейл

Това е особено популярно за неща, като срещите, които страдат от лошо планиране. Вместо да заделите 30 минути, опитайте с 20 или 25. Вероятно няма да усетите голяма разлика, но така ще си освобождавате повече време през деня.

Конкретика и осъзнатост

По-малките времеви отрязъци също така са много по-конкретни от по-големите, което ви позволява да прецените времето, което отделяте по-точно. Това, от своя страна, пък ви позволява да се концентрирате над задачите, които „изяждат“ деня ви и да откриете по-лесно източниците на загуба на време.

Колкото по-наясно сте с това как използвате времето си, толкова по-ефективно ще можете да промените навиците си и работната среда.

Контрол над почивките

По-малките времеви интервали също така отварят вратата към често пренебрегван източник за повишаване на продуктивността - почивките. Доказано е, че почивките имат измерим положителен ефект, като едновременно облекчават стреса и повишават продуктивността и трябва да се ползват през деня.

Проблемът е, че когато се чувстваме затрупани от работа, ни се струва, че почивката е нещо невъзможно (или симптом на мързел). Имайки предвид това, ако можете да отделите за среща 55 минути (вместо 60) или 20 минути за проект (вместо 30), ще си отворите микроинтервали, където почивките ще паснат естествено.

Можете също така да си насрочвате почивки с по-голяма редовност и да експериментирате с дължината и мястото им. В крайна сметка, ще намерите ритъма си за почивки, който подкрепя вашата продуктивност, но без да отвлича вниманието ви, като никой от другите ви приоритети няма да пострада от промяната.

Проблеми със стратегията

Нищо от казаното по-горе не означава, че малките времеви интервали са идеалната стратегия или че гарантирано действат при всеки човек. Има известни проблеми и със стратегията. Като за начало, планирането на деня ви на 5-мунитни интервали отнема много повече време, отколкото планирането му на едночасови интервали.

Освен това има и други непредвидени неща, които изникват през деня; ако една 5-минутна задача отнеме 10 минути, внезапно останалата част от деня се измества назад. Разбира се, тази стратегия ще работи по-добре при някои типове служители, отколкото при други.

Въпреки това повечето от тези недостатъци могат да бъдат компенсирани. Например, ако се притесняване от прекалено много прекъсвания и изоставания, можете да внедрите малки буфери, с които да наваксвате.

Ако сте човек, който изпитва затруднения с традиционните подходи към управлението на времето, опитайте с тази стратегия, за да видите дали ще проработи при вас. Може да се изненадате от резултатите.