Според американска анкета средностатистическият офис служител в САЩ прекарва ¼ от работното си време в четене и отговаряне на имейли. И въпреки това, хората все още не са се научили как се общува по имейл, казва Барбара Патчър, която е кариерен експерт.

В бързането много хора допускат грешки, които ги поставят в неблагоприятна светлина.

Патчър напомня някои основни правила на имейл етикета в своята книга The Essentials Of Business Etiquette.

Виж още: 10 съвета за успешна кариера

Въпреки че на теория всички сме запознати с тях, със сигурност не ги спазваме - дали от бързане, дали увлечени от това, че и другите не ги спазват.

1. Винаги пишете ясен subject

Не само, че е невъзпитано да се пише имейл без subject, но е и желателно той да бъде ясен. Например „нова дата за срещата“, „въпрос за презентацията“ и т.н.

Не само, че така изисква доброто възпитание, но и това увеличава шансовете ви вашият имейл да бъде прочетен. Хора, които получават стотици имейли на ден, често не отварят всички или поне не веднага.

2. Използвайте професионален адрес

Когато пишете по работа, винаги ползвайте служебния си адрес.

Ако нямате работа, а търсите такава или сте на свободна практика, направете си „професионално изглеждащ“ имейл, който да съдържа вашето име и нищо повече. Зарежете този от студентските си години, като sunnyboy81 и подобни.

3. Помислете внимателно преди да натиснете "reply all."

Преди да занимавате 20 души с нещо, помислете дали това наистина ги касае.

4. Използвайте професионални обръщения

Не започвайте с Hi guys!. В най-непринудения случай напишете просто „Здравейте“, или “Hi”, “Hello” на английски език.

Избягвайте съкратени имена. Напишете „Hi Michael”, а не „Hi, Mike”, освен ако не е съвсем сигурно, че човекът желае към него да се обръщат със съкратено име.

5. Използвайте възклицателните рядко

Въздържайте се от възклицателните, за да не изглежда писмото ви като статия в жълт вестник.

Дори да искате да предадете въодушевлението си, бъдете пестеливи, иначе писмото изглежда прекалено детинско.

6. Внимавайте с шегите

Неща, които звучат забавно в жив разговор, не винаги излизат така, когато са написани. Ако пишете на друг език, имайте предвид, че преводите на шегите се получават трудно.

7. Хората от различни култури пишат по различен начин

Например – хора от държави като Германия, САЩ, скандинавските страни, обичат кратка и делова кореспонденция и не си падат по прекалено личните въпроси, докато японци, китайци и араби са по-словоохотливи.

Осведомете се за културата и навиците на хората, с които си пишете.

8. Отговаряйте на имейлите

Трудно е да се отговори на всеки имейл, но би трябвало да опитате (освен ако не е ясно, че един имейл не изисква от вас отговор).

Може да не го направите веднага, но все пак драснете два реда.

9. Прочитайте втори път преди да изпратите

Колкото и внимателно да пишете, винаги допускате грешки, понякога доста неприятни.

Винаги препрочитайте писмото си, преди да натиснете бутона „изпрати“. Не разчитайте само на спелчек.

Преди да пратите имейл, се уверете и че сте прикачили нужните файлове. Една от най-честите грешки е изпращане на мейл без файловете, за които става въпрос в него.

10. Винаги пишете адреса най-накрая

За да избегнете грешката да пратите непълен или грешен имейл без да искате, винаги пишете текста, след това попълнете subject-а, прикачете файловете (ако има такива), след това проверете всичко и едва тогава попълнете адреса.

Така няма опасност да го изпратите без да искате преди да е готов.