Натискате "send" и в следващия момент вече съжалявате за написаното. Но няма как да спрете времето и да върнете обратно мейла, който вече сте изпратили.

Голяма част от служителите познават много добре това чувство, а най-младите са най-склонни да съжаляват за изпратения имейл.

Около 88% казват, че са съжалявали за съдържанието на служебен имейл веднага след като са натиснали бутона "Изпрати", а 28% дори смятат, че такъв имейл директно е навредил на кариерата им.

Това показват данните в проучване на Babbel, платформа за езиково обучение, проведено сред 2000 американски офис служители. Само около 1 от 5 служители от поколението Z на възраст между 18 и 24 години казват, че "много често съжаляват" за имейлите, които изпращат, допълва CNBC.

Profit.bg

Пасивно-агресивните имейли рушат работната среда. Как да ги избягваме?

Двaта главни фактора, които могат да доведат до съжаление за изпратените имейли, са печатните грешки и неясните съобщения, обяснява Естебан Тума, експерт по култура и лингвистика в Babbel.

За да избегнете това, отделете време да "направите пауза и да прегледате внимателно имейла, като се уверите, че тонът е подходящ, а съдържанието е ясно и кратко", съветва експертът.

"Потърсете двусмислици или потенциални недоразумения, които биха могли да възникнат от формулировката. Обмислете дали е включена цялата необходима информация и дали съобщението ефективно предава предвидения от вас смисъл."

Profit.bg

Имейл паника: Да четем ли служебната поща, когато сме в отпуск

Друг важен съвет е да не отговаряте на нищо, когато сте под стрес, категорична е Кристина Джиалели, директор в Epignosis, компания за софтуер за обучение.

Тя предлага да използвате следната рамка в подобни ситуации:

• Цел: Какво искам да постигна чрез това съобщение или отговор?

• Реалност: Отговаря ли съобщението на случващото се?

• Възможности: Дава ли съобщението на изпращащия човек възможност да продължи с комуникацията?

• Следващи действия: Посочва ли това съобщение какво ще предприемем след това?

С други думи, "уверете се, че имейлът включва много ясно темата, която се опитвате да покриете, точките за действие и следващите стъпки", допълва експертът.

Profit.bg

Как да поправите най-голямата грешка при служебна комуникация

Ако се почувствате развълнувани, докато подготвяте имейл, най-добре да си вземете почивка и да се върнете към съобщението със "спокоен и уравновесен ум".

"Вместо да изпращате имейла веднага, помислете дали да не го съставите и да го запазите като чернова. Това ви позволява да се върнете към него със свежа перспектива, след като мине известно време. При повторно разглеждане на черновата може да откриете области за подобрение или да преразгледате съдържанието изцяло", съветва Тума.

В случай на спешни запитвания в електронната поща, е най-добре да отговорите в рамките на един или два часа, въпреки че за проблеми, които не са чувствителни към времето, отговорът в рамките на 24 часа се "счита за учтив и професионален", допълва експертът.