40-часовата работна седмица е стандарт за последните няколко поколения, но на служителите от десетилетия се обещава, че технологиите ще могат да им осигурят повече свободно време.

Въпреки това много хора продължават да работят дори извънредно и до днес. Независимо дали вие искате да намалите работното си време, за да направите място за странична дейност, да прекарвате повече време със семейството или да се занимавате със собствените си интереси и хобита, възможно е да свършите работата си за 30 часа седмично, обяснява пред Fast Company Елизабет Грейс Сандърс, треньор по управление на времето и автор на Divine Time Management и How to Invest Your Time Like Money.

LinkedIn | Elizabeth Grace Saunders

Според нея намаляването на работното време до 30 или по-малко часа седмично не е възможно при всички обстоятелства, има такива варианти. За целта трябва да действате в четири стъпки.

Определяне на ясни ограничения

Ако сте свикнали да работите повече, ще трябва да въведете много целенасочени ограничения на времето, за да се научите да се ограничавате до 30 часа седмично или по-малко.

За да направите това възможно най-лесно, определете си нов график и да се стараете да не се отклонявате от него.

Например той може да изглежда така: да работите от 8:30 до 14:30 ч., за да можете да вземете децата от училище и да ги заведете на занималня. Или пък график от 10:00 до 16:00 ч., ако се подготвяте за голямо състезание и искате да имате тренировки и рано сутрин, и вечер.

Без тези ограничения е твърде лесно да се върнете към работа от 9 до 5 ч и никога да не се чувствате свободни да отделяте допълнително време за целите си извън нея.

Управлението на времевите етапи от ежедневието може да сложи ред в хаоса на работния ви ден

Как да станете професионален „треньор на време“

Повече ефективност, по-кратко време

Най-вероятно сте заети 40 или повече часа седмично, но това не означава, че сте били ефективни.

Един от най-бързите начини да намалите работното си време е да обедините срещите си. Разгледайте добре и внимателно всички повтарящи се срещи. Могат ли да бъдат намалени, като се съкратят, намалите честотата им или дори ги премахнете?

Можете ли да групирате срещите в по-малко дни от седмицата, така че да си осигурите по-дълъг период от време за целенасочена работа в други дни? Може ли да намалите спонтанните срещи, като помолите хората да се насрочат предварително или да ви изпратят имейл с повече подробности? Всички тези стратегии могат да съкратят часове от графика ви.

След това ще трябва да разгледате съдържанието на начина, по който прекарвате работното си време.

В свят, в който усилията сякаш остават невидими, най-далеч стигат онези, които играят по-добре ролята си

Границата между ефективност и имитация на активност в ерата на изкуствения интелект

Ако сте като повечето служители, вероятно инвестирате прекалено много време в комуникация и недостатъчно време в дейности с най-голямо въздействие. Ако е допустимо, изключете всички известия, така че да се ангажирате с тях само когато решите, че това е приоритет.

След това ограничете проверките до няколко пъти на ден. Например можете да отделите време за обработка на входящите си пощи в началото на деня, около обяд и когато приключвате.

Трябва да откриете подходящия ритъм, така че да проверявате достатъчно, но не твърде много.

Според ново изследване най-доброто време за имейли в служебна кореспонденция е в неделя между 15 ч. и 18 ч.

Служебен имейл в неделя: Капан или опция за успешен понеделник

Делегирайте задачи

Ако имате възможност да делегирате задачи на други хора, използвайте я, за да освободите часове в графика си.

Направете списък с това, което другите биха могли да направят, за да ви подкрепят, и след това започнете да предавате тези неща малко по малко.

Ето няколко идеи за делегиране:

• Извършване на проучвания

• Проследяване на неизпълнени задачи

• Попълване на отчети за разходи

• Резервиране на пътувания

• Обаждане на клиенти за по-дълги разговори

• Планиране на срещи

• Отговаряне на стандартна електронна поща

• Изготвяне на презентации

• Резервиране на зали за срещи

• Планиране на събития

• Съставяне на протоколи от срещи

• Публикуване в социалните медии

Има вероятност почти всичко извън основните ви задължения да бъде свършено от някой друг. Предизвикайте се да се освободите от някоя задача поне веднъж седмично, за да премахнете излишната работа от графика си.

Заетостта често ни създава илюзия за напредък, но истинската стойност идва от способността да мислим стратегически, да приоритизираме и да оставим място за важното

Продуктивността не е в списъка със задачи: Как да излезем от оперативния капан

Автоматизирайте

С бързия напредък на технологиите все повече задачи могат да бъдат автоматизирани или поне подобрени. Така че там, където това е възможно, оставете техниката да свърши работата.

Ако сте човек, който планира много срещи с външни лица, онлайн инструментите за планиране като могат да променят правилата на играта. А ако наистина се затруднявате със седмичното планиране, разгледайте инструменти, които използват AI, за да измислят план вместо вас.

Ако забележите нещо друго, което отнема много време и се повтаря в работата ви и което не можете да възложите на някой друг от екипа, вижте дали има инструмент, който би го направил вместо вас. Възможностите се увеличават ежедневно.